Rất thường xuyên bạn có thể nghe thấy một người nào đó đang rất thiếu thời gian. Họ sẽ xoay sở để làm mọi thứ nếu có thêm hai hoặc ba giờ nữa trong một ngày. Đồng thời, có những người bình tĩnh quản lý công việc, thậm chí quản lý để giúp đỡ người khác. Tại sao vậy? Rốt cuộc, thứ nhất và thứ hai trong ngày trong 24 giờ. Quản lý thời gian trả lời câu hỏi này. Nó là cái gì Làm thế nào bạn có thể học cách quản lý thời gian của bạn? Có phương pháp hiệu quả nào giúp sống hợp lý và làm việc hiệu quả không?
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là nghệ thuật quản lý thời gian. Nó bao gồm các phương pháp thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch, kiểm soát, thúc đẩy, ưu tiên thích hợp. Bạn có thể coi quản lý thời gian là toàn bộ các kỹ thuật nhằm cải thiện hiệu quả cá nhân. Nó thông thường để thảo luận không phải các công cụ quản lý thời gian, mà là các phương pháp thiết lập mục tiêu, động lực, ủy thác, v.v.
Trong cấu trúc của giáo huấn này nổi bật bốn khối chínhtạo nên "nấc thang" của quản lý thời gian, dựa trên so sánh với chuyến đi:
- Hiệu quả - Trả lời câu hỏi "đi bằng cách nào?"
- Công nghệ - đưa ra một sự hiểu biết về "những gì để tiếp tục?"
- Chiến lược - giúp lập kế hoạch "đi đâu?"
- Triết học - đưa ra ý nghĩa, trả lời "tại sao đi?"
Lập kế hoạch đúng đắn cuộc sống của bạn từ khối thứ tư "Tại sao?" đến mục đầu tiên "Thế nào?"
Đây là một trong những điểm chính của quản lý thời gian - để chọn mục tiêu toàn cầu. Hiểu rõ hơn về hướng thực hiện của nó. Sau đó xác định cơ chế thành tích. Hiểu những công cụ cần thiết để thực hiện tất cả các bước theo kế hoạch.
Ý nghĩa của nhiệm vụ như vậy là hợp lý hóa công việc, bởi vì tính hiệu quả của toàn bộ dự án phụ thuộc vào việc thiết lập mục tiêu và lập kế hoạch phù hợp.
Sự xuất hiện và hình thành của quản lý thời gian
Quản lý thời gian từ xuất hiện vào những năm 70 của thế kỷ XX. Theo niềm tin phổ biến, tác giả của nó là một doanh nhân đến từ Đan Mạch Klaus Möller. Ông đưa ra một cuốn sổ "Trình quản lý thời gian", trở thành nguyên mẫu của nhà tổ chức.
Trong người, khi nền tảng của quản lý thời gian được sinh ra, nó là không thể. Có thể lập luận rằng các nỗ lực kiểm soát thời gian cá nhân được thực hiện ở Rome cổ đại. Nguồn viết đầu tiên là những ghi chú của Lucius Seneca gửi đến một trong những người theo chủ nghĩa La Mã. Ông đề nghị tham gia viết kế toán thời gian, theo dõi việc sử dụng nó, đánh giá cuộc sống của bạn. Seneca chỉ ra sự cần thiết phải lập kế hoạch kinh doanh, đề nghị làm điều này mỗi sáng. Ngoài ra, triết gia La Mã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập các ưu tiên để dành thời gian với lợi ích tối đa.
Có lẽ, sự hiểu biết về thời gian liên quan đến các nền văn minh cổ đại khác, bởi vì mọi người ở khắp mọi nơi phải đối mặt với những nhiệm vụ và thách thức tương tự. Trong một hình thức hiện đại hơn, quản lý thời gian xuất hiện vào giữa thế kỷ 18 và được định thời cho sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp.. Với sự ra đời và lan rộng của các nhà máy và nhà máy, lao động của con người ngày càng ít phụ thuộc vào các yếu tố tự nhiên. Do đó, có thể hợp lý hóa quy trình công việc.
Những ý tưởng quản lý thời gian đường đỏ qua cuộc sống của nhiều người nổi bật. Ví dụ, nhà văn và học giả người Ý Leon Battista Alberti, sống ở thời Phục hưng, trong các tác phẩm của mình đã chỉ ra tầm quan trọng của việc quản lý thời gian. Ông tập trung vào sự cần thiết phải hợp lý hóa các trường hợp, cũng như lập kế hoạch hàng ngày. Người truyền cảm hứng tư tưởng cho "những người quản lý thời gian" trong thời đại của ông là Isaac Newton, người có cấu trúc rõ ràng các nguyên tắc cấu trúc của vũ trụ. Những ý tưởng do ông đề xuất đã khiến nhiều người đương thời nghĩ về việc sắp xếp cuộc sống của họ.
Một trong những người ủng hộ nổi bật nhất của quản lý thời gian là Triết gia người Đức Immanuel Kantđã cải thiện lịch trình của nó đến mức mà hàng xóm kiểm tra đồng hồ trên đó.
Chính trị gia người Mỹ Bêlarutngười đã đưa ra cho thế giới cụm từ nổi tiếng Thời gian là tiền bạc, đã giữ một cuốn nhật ký cá nhân, nhờ đó đạt đến tầm cao đáng kể của sự tự chủ. Các khuyến nghị đơn giản và hiệu quả của Franklin đã hình thành nên cơ sở của nhiều khóa đào tạo quản lý thời gian phổ biến.
Một vai trò quan trọng trong sự phát triển của quản lý thời gian đã được chơi bởi một kỹ sư người Mỹ. Frederick Taylortrong đó đặt nền tảng cho quản lý hiện đại và tổ chức khoa học của lao động (KHÔNG). Taylorism, như một lý thuyết quản lý, đã có một tác động hữu hình để tăng năng suất.
Không thể không nhớ đến nhà kinh tế học người Ý Wilfredo Pareto, công thức của nguyên tắc quản lý thời gian nổi tiếng thế giới "20:80". Nó được giải mã theo cách này: 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả và ngược lại. Nếu bạn xác định điều này rất "hai mươi", bạn có thể tăng đáng kể hiệu quả cá nhân.
Không kém phần quan trọng là sự đóng góp của Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. David Eisenhower, đã phát triển một phương pháp ưu tiên rất thuận tiện, được gọi là "ma trận Eisenhower". Ông đề nghị chia tất cả các trường hợp, theo tầm quan trọng và cấp bách của họ. Có bốn loại nhiệm vụ:
- Quan trọng, cấp bách;
- Quan trọng, không cấp bách;
- Không quan trọng, cấp bách;
- Không quan trọng, không cấp bách.
Chú ý đến hai loại đầu tiên, và tránh loại thứ ba hoặc thứ tư, một người sẽ học cách sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn.
Theo thời gian, dòng thời gian của quản lý thời gian bắt đầu xuất hiện. Chẳng hạn, quản lý thời gian cho phụ nữ, cho nam giới, cho doanh nhân, cho sinh viên, cho học sinh, v.v.
Các nhà văn quản lý thời gian nổi tiếng trong thế kỷ 21: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Glory, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande và những người khác. quản lý thời gian trên toàn thế giới. Chúng tôi sẽ thảo luận về những ý tưởng chính của hướng này hơn nữa.
Công cụ quản lý thời gian
Các nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian chủ yếu liên quan đến các chủ đề liên quan:
- Thiết lập mục tiêu;
- Quy hoạch;
- Ưu tiên;
- Động lực;
- Đoàn
Chúng được kết nối với nhau một cách hợp lý với nhau, bổ sung cho bức tranh tổng thể về việc sử dụng thời gian hợp lý.
Thiết lập mục tiêu
Mục tiêu là mốc chính, cho phép bạn không đi chệch khỏi tuyến đường đã chọn. Thiết lập mục tiêu là luận điểm cơ bản về quản lý thời gian, giúp dự đoán tiết kiệm thời gian trước khi bắt đầu công việc.
Thông thường, có một phương pháp thiết lập mục tiêu được gọi là SMART. Chữ viết tắt này có nghĩa là hoàn thành các tiêu chí sau để chọn mục tiêu:
- Sự cụ thể (Cụ thể) - một sự hiểu biết rõ ràng về kết quả mong đợi;
- Đo lường (Đo lường được) - đánh giá định lượng hoặc định tính;
- Khả năng tiếp cận (Có thể đạt được) - khả năng thực hiện nhiệm vụ;
- Có liên quan - sự cần thiết phải thực hiện;
- Hạn chế thời gian - định nghĩa khung thời gian.
Nếu mục tiêu này tương ứng với nguyên tắc SMART, thì có thể đạt được nó với nỗ lực kinh tế lớn nhất có thể.
Lập kế hoạch
Sự vắng mặt của một kế hoạch hoặc chiến lược đã phá hủy nhiều chủ trương đầy hứa hẹn. Ngoài nhận thức về mục tiêu, cần phải hiểu và những gì mà Bước bước ra là cần thiết cho việc thực hiện. Ngoài ra, nó là mong muốn để kiểm soát các kết quả thu được.
Nhiều phương pháp lập kế hoạch đã được phát minh, nhưng trong quản lý thời gian, một trong những phương pháp phổ biến nhất được coi là lập kế hoạch linh hoạt cứng nhắc. Bạn nên lập kế hoạch không quá 60% mỗi ngày, để lại 40-50% lịch trình cho các tình huống không lường trước được. Đó là mong muốn để phác thảo các nhiệm vụ quan trọng nhất, trong khi đặt một loại "dự trữ" cho một loạt các bất khả kháng. Vì vậy, sẽ có thể tránh những cảm xúc tiêu cực không hoàn thành hoặc điều chỉnh kế hoạch của bạn. Tiết kiệm sự an tâm là một trong những ưu tiên quản lý hàng đầu.
Ưu tiên
Ưu tiên là thứ tự thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Theo luật, được gọi là "ví Miller's", bộ nhớ của một người có thể chứa 7 ± 2 phần tử. Điều này có nghĩa là một người bình thường có thể dễ dàng quản lý từ 5 đến 9 trường hợp khác nhau, bao gồm cả sở thích và nhiệm vụ trong nước. Nếu ít hơn, thì cuộc sống sẽ trở nên nhàm chán, và nếu nhiều hơn, thì bộ não sẽ không thể xử lý toàn bộ mảng thông tin. Nhưng có luật của Pareto, theo đó 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả và ngược lại. Sự lựa chọn ưu tiên cho phép bạn tập trung vào những hoạt động mang lại hiệu quả tối đa.
Một trong những thực tiễn tốt nhất để chọn ưu tiên là "Ma trận Eisenhower", đã được đề cập ở trên trong văn bản. Bằng cách phân chia nhiệm vụ của bạn, theo mức độ quan trọng và cấp bách của chúng, bạn có thể dễ dàng xây dựng một hệ thống phân cấp bằng cách chọn các lĩnh vực có liên quan và hiệu quả nhất.
Động lực
Không có động lực thích hợp, mong muốn làm việc biến mất và năng suất lao động giảm xuống mức tối thiểu. Người quản lý thời gian phải có khả năng truyền cảm hứng cho bản thân và những người khác. Một phương pháp tạo động lực tuyệt vời là "Nguyên tắc neo". Nó ngụ ý một lời khen ngợi nhất định cho việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ, một cậu học sinh thích chơi bảng điều khiển, nhưng không làm bài tập về nhà. Cha mẹ có thể ký hợp đồng với anh ta rằng để làm bài tập về nhà, anh ta sẽ có cơ hội chơi. Dần dần, trẻ sẽ quen với thực tế là trò chơi được theo sau bởi các bài học, từ đó phát triển một loại phản xạ. Tương tự, bạn có thể làm trong trường hợp tự động lực.
Đoàn
Khả năng ủy thác (chuyển giao) nhiệm vụ của họ cho người khác, để tiết kiệm thời gian cá nhân, là một kỹ năng cực kỳ hữu ích cho bất kỳ người quản lý thời gian nào. Làm chủ anh ta không quá khó. Điều chính cần nhớ 10 nguyên tắc cơ bản của ủy quyền:
- Cung cấp cho người biểu diễn sự hỗ trợ cần thiết;
- Trách nhiệm với kết quả công việc của mình;
- Thông báo sơ bộ về đơn hàng;
- Sự tham gia của người thực hiện trong quá trình;
- Một mô tả rõ ràng về kết quả dự kiến;
- Việc xây dựng định mức và quy tắc làm việc;
- Động lực của người thực hiện, chỉ ra lợi ích của mình;
- Việc chỉ định quyền và nghĩa vụ;
- Giám sát thường xuyên ở các giai đoạn thực hiện;
- Dự đoán về sự thất bại có thể và "trở lại" của chính quyền.
Tuân thủ các quy tắc này giúp tránh được nhiều "cạm bẫy" của ủy quyền, trong đó nguy hiểm nhất là cần phải làm lại công việc.
Chủ đề của phái đoàn gián tiếp bao gồm khả năng nói "Không". Ngoài việc học cách chuyển công việc thường ngày sang người khác, bạn nên từ chối nếu họ cố gắng làm điều này với bạn.
Phương pháp quản lý thời gian
Ngoài các từ vựng từ các lĩnh vực liên quan, quản lý thời gian có một thuật ngữ duy nhất, cũng như các phương pháp ban đầu. Trước hết, đáng chú ý là khái niệm "chronophage", cuộc đấu tranh giúp tiết kiệm một lượng thời gian đáng kể. Chronophagus có nghĩa đen là "kẻ ăn gian". Đây là tất cả những thói quen, tình huống và thậm chí cả những người khiến chúng ta mất tập trung khi thực hiện những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Ngược lại, họ gặp "những người giữ thời gian", trái lại, giúp cứu lấy nguồn tài nguyên quý giá này. Nhân tiện, ngay cả thuật ngữ cũng được đặt ra - trực khuẩn quản lý thời gian, có nghĩa là tối ưu hóa thời gian, và cả thói quen hàng ngày của những người xung quanh, bao gồm cả gia đình, bạn bè và nhân viên, biến thành một người giữ thời gian thực sự của họ.
Từ phương pháp quản lý thời gian, các phương pháp phổ biến được gọi là "Phương pháp cà chua", "Phương pháp ếch", "Phương pháp voi", "Phương pháp phô mai Thụy Sĩ" và nhiều phương pháp khác. khác
Phương pháp cà chua
Ngoài khả năng làm việc, việc học và thư giãn đúng cách là rất quan trọng. Nhưng sự cân bằng giữa tải và phục hồi không phải lúc nào cũng có thể đạt được. Điều này là đầy đủ với sự phát triển của sự mệt mỏi. Một sinh viên khéo léo đến từ Ý, Francesco Cirillo, đã đề xuất một phương pháp ban đầu được gọi là "Phương pháp Pomodoro". Nó bao gồm việc chia công việc thành các khoảng thời gian 25 phút, xen kẽ với thời gian nghỉ ba phút - "cà chua". Sau bốn chu kỳ như vậy, nghỉ 15-30 phút được thực hiện. Phương pháp này cho phép bạn duy trì hiệu suất và sự nhiệt tình lâu hơn.
Phương pháp ếch
Ở châu Âu, có câu "Ăn ếch cho bữa sáng". Nó có nghĩa như sau. Nếu bạn thực hiện công việc khó chịu nhất vào buổi sáng, con ếch, thì phần còn lại của ngày sẽ tràn ngập cảm xúc tích cực. Phương pháp quản lý thời gian này nhằm mục đích giảm căng thẳng, bình thường hóa nền tảng cảm xúc và giải tỏa tâm lý của một người.
Phương pháp voi
Theo "con voi" trong quản lý thời gian ngụ ý một nhiệm vụ lớn và không thoải mái. Để thực hiện một nhiệm vụ như vậy, để bắt đầu, nó nên được chia thành các nhiệm vụ, đó là - "Cắt con voi thành bít tết". Ví dụ, nếu cần phải thực hiện sửa chữa trong một căn hộ, một con voi có thể được chia thành nhà bếp, phòng tắm, ban công, phòng khách, phòng ngủ. Lần lượt, họ "tách" ở bên trái hoặc bên phải, v.v.
Phương pháp phô mai Thụy Sĩ
Một kỹ thuật khác để chống lại "những con voi", nhưng lần này, không có sự ngăn nắp nghiêm ngặt. Nếu ai đó phải đối mặt với một nhiệm vụ quy mô lớn, không biết nên tiếp cận với cô ấy từ phía nào, cô ấy nên học từ một con chuột gặm miếng phô mai theo thứ tự ngẫu nhiên. Dần dần, pho mát "tan băng" trên mắt, biến thành một nhiệm vụ tương xứng với khả năng của người biểu diễn.
Quản lý thời gian bao gồm nhiều lĩnh vực liên quan đến nhau. Không thể nắm vững toàn bộ kho vũ khí của mình, nhưng mọi người đều có thể thực hiện ít nhất một số nguyên tắc quản lý như vậy trong cuộc sống của họ. Nếu bạn làm điều này mà không cuồng tín, không biến mình thành robot, thì một bài tập như vậy sẽ có ích, giúp luôn tìm thấy thời gian cho công việc, cuộc sống cá nhân và phát triển bản thân.
