Trong từ vựng hàng ngày, cụm từ "Mọi thứ đang diễn ra theo kế hoạch." Nó có nghĩa là mọi thứ xảy ra như dự định, không có bất ngờ hoặc bất ngờ nhỏ nhất. Nhưng tại sao điều này lại quan trọng như vậy? Tại sao bạn cần một kế hoạch hành động? Nó là cái gì Có thể đạt được các mục tiêu mà không có một trật tự hành động được xác định trước? Là một kế hoạch chỉ cần cho các bài tập công việc, hoặc nó không thể thay thế trong cuộc sống? Làm thế nào để học cách lập kế hoạch thời gian của bạn? Có khó không? Có công nghệ hiệu quả? Chúng tôi lên kế hoạch mười phút tiếp theo để làm quen với vấn đề này.
Một kế hoạch là gì?
Một kế hoạch là một hành động có chủ ý cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đặt ra trong thời gian giới hạn. Tóm lại, việc chuẩn bị kế hoạch bao gồm các thành phần sau:
- Thiết lập mục tiêu - thiết lập mục tiêu;
- Thiết kế - một chương trình hành động;
- Thiết kế biến thể - một sự lựa chọn của một số ý tưởng;
- Thời hạn - thời hạn;
- Định nghĩa tài nguyên - những gì cần thiết, nơi để có được nó;
- Xác định người thực hiện - người sẽ thực hiện nhiệm vụ;
- Cố định kết quả - làm cho một mô hình, kế hoạch hoặc dự án.
Ví dụ, một công ty muốn tiếp thị một dòng sản phẩm mới. Để bắt đầu, xây dựng mục tiêu và mục tiêu. Tạo bản phác thảo của một chương trình hành động mẫu mực, xác định chiến lược và chiến thuật. Sau đó, đặt thời hạn cho bài tập, tất cả các đoạn của nó. Sau đó, họ tìm kiếm các tài nguyên cần thiết, nguồn của họ và cũng xác định các lĩnh vực trách nhiệm của từng người thực hiện. Cuối cùng, họ ghi lại những suy nghĩ trên một phương tiện vật lý (tài liệu giấy hoặc kỹ thuật số), bắt đầu thực hiện chúng. Đề án này được đơn giản hóa, vì có nhiều loại quy hoạch khác nhau. Việc thực hiện của họ ngụ ý việc thực hiện một số yêu cầu đặc biệt.
Có những loại chuẩn bị kế hoạch nào?
Loại hình của quy hoạch là rộng lớn, khác nhau về phạm vi, thời gian, đối tượng, nội dung, độ sâu, cam kết, trật tự, kế toán, khu vực, điều phối các quyết định quy hoạch. Trên thực tế, mọi thứ khá đơn giản và hợp lý. Vì vậy, kế hoạch là:
- Theo phạm vi:
- Chung - có tính đến tất cả các chi tiết của nhiệm vụ;
- Một phần - mô tả các yếu tố cụ thể.
- Về mặt thực hiện:
- Dài hạn - ngụ ý một chiến lược phát triển trong khoảng thời gian hơn 5 năm.
- Trung hạn - kéo dài một khoảng thời gian từ một năm đến năm năm;
- Ngắn hạn - giải quyết các vấn đề hiện tại (tối đa 1 năm).
- Theo đối tượng:
- Kế hoạch mục tiêu - thiết lập mục tiêu;
- Kế hoạch của các quỹ - định nghĩa về ngân sách và thiết bị;
- Kế hoạch điều hành - bổ nhiệm trách nhiệm;
- Kế hoạch chương trình - Phát triển các chương trình phù hợp;
- Kế hoạch hành động - hiểu những nỗ lực cần thiết.
- Nội dung:
- Kế hoạch chiến thuật - điều kiện để đạt được các mục tiêu;
- Kế hoạch chiến lược - định hướng chính của công việc;
- Kế hoạch lịch hoạt động - đặc điểm kỹ thuật và thiết lập thời hạn;
- Kế hoạch kinh doanh - kế toán cho tất cả các chỉ số đóng vai trò trong việc đạt được mục tiêu.
- Tùy thuộc vào độ sâu:
- Tổng hợp - có tính đến các tham số chung;
- Chi tiết - tính toán tất cả các chi tiết có thể.
- Theo nghĩa vụ:
- Bắt buộc (chỉ thị) - quy định chặt chẽ;
- Tùy chọn (chỉ định) - khá khuyến nghị.
- Tùy thuộc vào thứ tự thực hiện:
- Ra lệnh - yêu cầu thực hiện tuần tự;
- Bất thường - xuất hiện khi cần thiết;
- Trượt - đề xuất khả năng mở rộng.
- Theo dữ liệu kế toán:
- Kế hoạch cứng - tuân thủ bắt buộc với tất cả các quy định;
- Kế hoạch linh hoạt - khả năng đi chệch khỏi một khóa học nhất định;
- Kế hoạch chặt chẽ linh hoạt - sự kết hợp của kế hoạch linh hoạt và cứng nhắc.
- Theo ứng dụng:
- Marketing - xác định chiến lược toàn cầu của công ty;
- Tài chính - sự hiểu biết về thành phần kinh tế;
- Sản xuất - cung cấp cơ sở vật chất kỹ thuật;
- Nghiên cứu - sự hình thành các khái niệm cơ bản;
- Cá nhân - cấu trúc hiệu suất cá nhân.
- Bằng cách phối hợp kịp thời:
- Kế hoạch đồng thời - bao gồm một giai đoạn duy nhất;
- Kế hoạch tuần tự - diễn ra trong trường hợp của một quá trình dài bao gồm các giai đoạn riêng biệt.
Các loại kế hoạch được liệt kê trong hầu hết các trường hợp là phổ biến và có thể được sử dụng cho cả mục đích của công ty và để nâng cao hiệu quả cá nhân của một người. Ví dụ, chúng có thể được sử dụng để biên dịch một kế hoạch hàng ngày. Nó là cái gì Hãy nói thêm.
Kế hoạch ngày là gì?
Kế hoạch trong ngày - một chuỗi các hành động chu đáo cho ngày sắp tới. Các chuyên gia kế hoạch khuyên làm cho nó hai lần. Lần đầu tiên - vào buổi tối và lần thứ hai - vào buổi sáng, có tính đến những thay đổi có thể.
Tốt nhất là ghi nhớ các đặc điểm sinh lý của một người, để tính đến nhịp sinh học hàng ngày. Ví dụ, hoạt động của não được kích hoạt từ khoảng 10,00 đến 12,00. Trong giai đoạn này, bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ quan trọng nhất.
Năng lượng giảm thêm. Nó nên được bổ sung trong bữa trưa. Sau đó, cần cho phép cơ thể thư giãn, nghỉ ngơi. Từ khoảng 14:00 đến 16:00, có sự tái kích hoạt hoạt động trí tuệ và sáng tạo. Tại thời điểm này là thích hợp để tổ chức các cuộc họp hoặc động não.
Gần đến 17:00 có một đỉnh cao của thể dục thể chất. Nên dành thời gian này cho các hoạt động thể thao hoặc ngoài trời. Sau đó ăn tối, thư giãn.
Hiểu được khoảng thời gian hiệu quả nhất của họ, việc vẽ các nhiệm vụ quan trọng trong thời gian này sẽ dễ dàng hơn để thực hiện nó một cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể.
Phương pháp lập kế hoạch
Trong số các tùy chọn khác nhau để lên kế hoạch, có một số cách hiệu quả nhất, được đặc biệt phổ biến bởi những người ủng hộ quản lý thời gian:
- Kế hoạch ABC;
- Ma trận Eisenhower;
- Biểu đồ Gantt;
- Kế hoạch thông minh;
- Kỹ thuật GTD.
Các phương pháp này có thể được áp dụng riêng hoặc kết hợp với nhau. Mỗi người trong số họ có hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề cụ thể, tập trung vào một khía cạnh cụ thể của kế hoạch. Ví dụ: lựa chọn ưu tiên, thiết lập mục tiêu hoặc trường hợp đặt hàng.
Kế hoạch ABC
Phương pháp lập kế hoạch này có thể so sánh một phần với quy tắc Pareto, theo đó 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả và ngược lại. Nếu bạn học cách xác định các lĩnh vực năng suất cao nhất, họ sẽ cung cấp "phần của sư tử" thành công. Vì vậy, phương pháp ABC dựa trên mức độ ưu tiên, theo tầm quan trọng của chúng:
- A - các nhiệm vụ quan trọng nhất (theo quy định, không có quá 15% trong số chúng, nhưng chúng cho khoảng 65% kết quả);
- B - các vấn đề có tầm quan trọng trung bình (có khoảng 20% và hiệu quả thực hiện của chúng là trong vòng 20%);
- C - nhiệm vụ không quan trọng (cung cấp 15% thành công khi được lấp đầy 65% thời gian).
Khi đã xác định và tập trung nỗ lực vào việc thực hiện các nhiệm vụ từ loại A, một người cải thiện đáng kể hiệu quả cá nhân hoặc lao động của mình, vì anh ta dành ít thời gian hơn cho công việc vô ích.
Ma trận Eisenhower
Lập kế hoạch hiệu quả, dựa trên sự lựa chọn các ưu tiên, được đặt theo tên của chỉ huy và tổng thống Mỹ, Dwight David Eisenhower. Theo phương pháp này, các kế hoạch cần phải được hình thành dựa trên tầm quan trọng và cấp bách của các vụ án. Về mặt đồ họa, nó trông giống như một góc phần tư được chia thành bốn phần:
- Nhiệm vụ quan trọng, cấp bách - phát triển ngành;
- Nhiệm vụ quan trọng, không cấp bách - một hình vuông của các vấn đề cần thiết;
- Không quan trọng, nhiệm vụ khẩn cấp - khu vực "thường lệ";
- Không quan trọng, không phải nhiệm vụ khẩn cấp - mất thời gian.
Hai điểm đầu tiên tạo nên một khu vực tăng trưởng và thành công. Thứ ba và thứ tư đang lái mọi người đến thói quen. Do đó, tốt hơn hết là tránh chúng khi lập kế hoạch, nắm vững khả năng ủy thác các nhiệm vụ đó.
Biểu đồ Gantt
Một cách tốt để hình dung những gì đã lên kế hoạch là tạo biểu đồ Gantt. Bản chất của phương pháp bao gồm việc xây dựng các làn hiển thị các nhiệm vụ riêng lẻ, theo sau là vị trí của chúng dọc theo trục thời gian. Việc sử dụng các sơ đồ cột (biểu đồ) để thực hiện kế hoạch của họ được đề xuất bởi một kỹ sư người Mỹ và một chuyên gia về quản lý khoa học - Henry Lawrence Gantt.
Phương pháp này hoạt động cùng với các công nghệ khác, cho phép bạn theo dõi trực quan tất cả các giai đoạn thực hiện dự án, cũng như hiểu được hiệu quả của những nỗ lực đã thực hiện.
Lập kế hoạch thông minh
Nó đề cập đến lĩnh vực thiết lập mục tiêu, nhưng không có mục tiêu được đặt đúng, một kế hoạch tốt là không thể. Theo công nghệ này, tất cả các mục tiêu cần được phân tích theo các tiêu chí chính:
- Cụ thể - cụ thể;
- Đo lường được; đo lường được;
- Đạt được - khả năng tiếp cận;
- Có liên quan - so sánh với các nhiệm vụ khác;
- Giới hạn thời gian - giới hạn trong thời gian.
Nếu mục tiêu đáp ứng các yêu cầu này, sự phát triển hơn nữa của kế hoạch sẽ không gây ra những khó khăn nghiêm trọng, vì thành công sẽ được đặt ra ngay khi bắt đầu công việc này.
Kỹ thuật GTD
Phương pháp ban đầu được phát triển bởi chuyên gia người Mỹ và nhà tư vấn quản lý thời gian David Allen. Chữ viết tắt GTD là viết tắt của cụm từ mang đến sự hoàn thiện. Công nghệ này cung cấp một thuật toán hành động rõ ràng để tổ chức cuộc sống của bạn. Khuyến nghị bắt đầu với việc tổ chức đúng nơi làm việc. Trong tương lai, cần phải sắp xếp hợp lý tất cả các công việc và kế hoạch của bạn, lập danh sách bằng cách sử dụng lịch trình:
- Các hành động sau đây bao gồm thời hạn gần;
- Dự án - nhiệm vụ được thực hiện trong một thời gian dài;
- Trì hoãn - phần thẩm quyền được ủy quyền cho ai đó;
- Không bắt buộc - vấn đề mơ hồ đôi khi.
Theo phương pháp GTD, để lập kế hoạch thành công, cần phải trả lời các câu hỏi sau:
- Mục tiêu nào cần đạt được?
- Nó sẽ được thực hiện như thế nào?
- Con đường để di chuyển để đạt được nó là gì?
Sau khi sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ của họ và trả lời các câu hỏi được liệt kê, việc một người lên kế hoạch hành động phù hợp và thực hiện nó sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Một lỗi lập kế hoạch là gì?
Dù kế hoạch có hoàn hảo đến đâu, dù sao đi nữa, nó không thể được bảo hiểm trước các lỗi. Bản chất của họ nằm trong một cách tiếp cận quá lạc quan để dự báo. Một ví dụ nổi bật là công việc mất một giờ rưỡi, thay vì 60 phút theo kế hoạch. Cả kế hoạch cá nhân và tập thể đều có sự thiếu chính xác tương tự.
Các nguyên nhân chính của lỗi:
- Sử dụng không đủ kinh nghiệm trước đó;
- Xu hướng truyền đạt mong muốn cho thực tế;
- Xu hướng tranh luận về sự chậm trễ trong quá khứ chỉ bởi các yếu tố bên ngoài;
- Không chính xác trong đánh giá và nhận thức về thời gian;
- Bề mặt thái độ với nhiệm vụ.
Ngoài việc lãng phí thời gian, những sai lầm trong các kế hoạch còn gây tổn thất cho các nguồn lực tài chính hoặc sản xuất, hoặc thậm chí việc thực hiện nhiệm vụ bị nghi ngờ. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên dành thời gian và nỗ lực dự trữ cụ thể cho bất kỳ kế hoạch nào, cho phép bạn điều động trong trường hợp không lường trước được hoặc điều chỉnh nhiệm vụ.
Bất kể nhiệm vụ nghiêm trọng đến mức nào, nó sẽ yêu cầu một kế hoạch để thực hiện nó. Bất kể nó sẽ ở quy mô nào, trên phương tiện truyền thông nào sẽ được ghi lại. Điều chính là để đáp ứng tất cả các yêu cầu cần thiết cho sự chuẩn bị của nó, bao gồm dự báo về những nỗ lực và nguồn lực cần thiết. Có nhiều phương pháp để làm điều này, vì vậy bạn nên đọc kỹ từng phương pháp để chọn một phương pháp phù hợp với từng cá nhân.
