Giao tiếp kinh doanh là một phần không thể thiếu trong đời sống xã hội của cá nhân.
Khả năng tiến hành một cuộc trò chuyện chính thức là cần thiết trong các hoạt động xã hội, chuyên nghiệp.
Khái niệm, bản chất và tính đặc hiệu
Giao tiếp kinh doanh là gì? Nhiệm vụ chính của nó là gì?
Nó xảy ra giữa việc có một mục tiêu và lợi ích chung của các chủ thể trong khuôn khổ quan hệ pháp lý xã hội, kinh tế.
Đối với các bên, không phải bản thân thông tin liên lạc là có giá trị, nhưng thành tựu lợi ích lẫn nhau.
Giao tiếp kinh doanh dựa trên kiến thức mà đối thủ có. Họ đạt được sự hiểu biết lẫn nhau chính xác vì nhận thức về vấn đề này.
Nhiệm vụ chính của giao tiếp đó - hợp tác cùng có lợi mang lại kết quả hiệu quả.
Đặc điểm quan trọng nhất của giao tiếp kinh doanh là sự tồn tại của một khung pháp lý mà các chủ thể tuân theo. Biến thể lý tưởng của các mối quan hệ như vậy là hợp tác dựa trên sự tôn trọng và tin tưởng.
Không kém phần quan trọng - quy định. Các quy tắc phụ thuộc vào mức độ chính thức của các sự kiện, mục tiêu của các bên, chuẩn mực hành vi, đặc thù quốc gia.
Ngôn ngữ kinh doanh
Ngôn ngữ - chính thức kinh doanh. Nó là ngôn ngữ chức năngđược sử dụng trực tiếp trong lĩnh vực quan hệ chuyên nghiệp. Các tính năng chính của nó là:
- nhân vật chính thức (nó được sử dụng bởi các diễn viên thực hiện các vai trò chính thức tương ứng);
- nhắm mục tiêu (nó nhằm vào một cá nhân cụ thể mà cần phải đạt được một sự hiểu biết);
- độ lặp lại (áp dụng cho tất cả các tình huống loại đơn);
- hạn chế chủ đề (cuộc hội thoại luôn được tiến hành trong khuôn khổ quyền hạn, mục tiêu và mục tiêu của những người tham gia).
Chào mừng bạn tông màu trung tính trình bày, không có màu sắc cảm xúc quá mức.
Độ chính xác, độ rõ ràng của việc trình bày thông tin càng cao thì khả năng nhận thức đáng tin cậy của đối thủ càng cao.
Khái niệm cơ bản và nguyên tắc
Nguyên tắc giao tiếp kinh doanh trong một nhóm và giữa các đối tác chính thức:
- Liên lạc giữa các cá nhân. Mặc dù trọng tâm cụ thể của giao tiếp này, quan hệ giữa các cá nhân được thiết lập giữa các đối thủ. Điều này được thể hiện trong bản chất của cuộc trò chuyện, trong mối quan hệ với nhau.
- Tập trung. Truyền thông không xảy ra ngẫu nhiên. Nó luôn là kết quả của hành động có chủ ý nhằm đạt được mục tiêu.
- Phức tạp. Bao gồm các khía cạnh bằng lời nói và không bằng lời nói của sự tương tác. Các bên không chỉ nhận thức thông tin mà còn phân tích hành vi của người đối thoại.
- Hiệu suất. Cuối cùng, đối thủ đi đến một số kết quả. Điều này không chỉ liên quan đến việc giải quyết các vấn đề chính thức, mà còn hình thành các ý kiến về nhau. Kết quả có thể là tích cực, tiêu cực.
Chức năng
Ba chức năng chính:
- Thông tin. Các interlocutor được tham gia vào việc hình thành, tích lũy, truyền tải, tiếp nhận thông tin.
- Điều tiết. Tùy thuộc vào nhận thức của tính cách đối tác và tính chất của dòng hội thoại, việc lựa chọn mô hình hành vi diễn ra. Thuyết phục, gợi ý, bắt chước, nhiễm trùng được áp dụng.
- Hiệu quả giao tiếp. Kết quả của giao tiếp như vậy, mọi người có cơ hội phát triển tính cách của họ.
Hình ảnh doanh nghiệp đang được cải thiện, các kỹ năng tự trình bày hiệu quả đang được phát triển.
Vai trò trong hoạt động nghề nghiệp
Giao tiếp chuyên nghiệp là một phần không thể thiếu trong các hoạt động của bất kỳ chuyên gia nào.
Bất kể bản chất của hoạt động lao động, một người tham gia giao tiếp với cấp dưới, đồng nghiệp hoặc cấp trên của mình.
Cuộc đối thoại liên quan đến nhiệm vụ và mục tiêu nghề nghiệp luôn luôn là nhân vật chính thức.
Anh ta có thể có được nhiều kiến thức đặc biệt mà một người chỉ sở hữu trong quá trình tương tác với các đồng nghiệp giàu kinh nghiệm hơn.
Người quản lý với sự giúp đỡ của giao tiếp kinh doanh tổ chức công việc của nhóm, ảnh hưởng, đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ được đặt ra.
Phân loại
Phổ biến nhất phân chia theo nội dung, bằng phương tiện truyền thông.
Về nội dung:
- vật liệu (các bên trao đổi vật phẩm, kết quả hoạt động);
- nhận thức (trao đổi kiến thức, kinh nghiệm);
- động lực (các bên chia sẻ mục đích, mục tiêu, động cơ của họ);
- hoạt động (trao đổi kỹ năng, kỹ năng).
Hình thức thực hiện giao tiếp kinh doanh khác nhau trong các phương tiện được sử dụng:
- trực tiếp (được thực hiện với sự trợ giúp của các hành động tự nhiên mà hầu hết mọi người đều có khả năng: lời nói, cử chỉ, nét mặt);
- qua trung gian (sử dụng các công cụ đặc biệt, công cụ);
- trực tiếp (tương tác cá nhân, trong đó các bên nhận thức lẫn nhau);
- gián tiếp (việc trao đổi thông tin diễn ra thông qua các trung gian đại diện cho lợi ích của các đối thủ thực sự).
Các hình thức và tính năng ngôn ngữ của họ
Có các hình thức giao tiếp chính thức sau đây:
- Thư tín. Giao tiếp kinh doanh bằng văn bản được sử dụng trong tất cả các tổ chức và tổ chức như là cách tốt nhất để tương tác. Bất kỳ đơn đặt hàng, đơn đặt hàng, nghị quyết, thư kinh doanh cho phép bạn giao tiếp mà không cần liên hệ trực tiếp.
- Đàm phán. Thảo luận ở cấp chính thức về các vấn đề chung, với kết quả tích cực, kết thúc bằng việc ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận.
- Cuộc họp. Nhóm thực hiện các nỗ lực chung để tổ chức công việc hiệu quả của tổ chức. Trong các cuộc họp, có một cuộc thảo luận về các vấn đề hiện có, sự phát triển của một kế hoạch hành động hơn nữa, định nghĩa về các mục tiêu thực tế.
- Nói trước công chúng. Một người truyền đạt thông tin đến đa số.
Quyền hạn và quyền biểu quyết quan trọng được trao cho những cá nhân am hiểu về vấn đề đang thảo luận, các nhà quản lý.
- Đàm thoại. Hình thức phổ biến nhất của giao tiếp kinh doanh là hội thoại. Về bản chất, đây là những cuộc đàm phán tương tự, nhưng chúng diễn ra trong một định dạng không chính thức và không phô trương hơn.
Kiểu dáng và mẫu mã
Có ba phong cách giao tiếp kinh doanh:
- nghi lễ (đối tác tìm cách duy trì dư luận về bản thân, xác nhận tình trạng của họ);
- thao túng (một đối tác xem người kia là phương tiện để chấm dứt và tìm cách gây ảnh hưởng đến anh ta);
- nhân văn (quan hệ đối tác dựa trên các nguyên tắc hiểu biết, tôn trọng, đồng cảm).
Mô hình cơ bản:
- Phát thanh viên. Cuộc trò chuyện chỉ nhằm mục đích thông tin. Anh ấy tách mình ra và không tìm kiếm sự phản đối.
- Không liên lạc. Đối thủ thể hiện sự vượt trội của chính mình, tìm cách chỉ đạo và thao túng. Không có phản hồi.
- Chênh lệch. Một người được thiết lập để giao tiếp không phải với tất cả người đối thoại, mà chỉ với phần của họ. Ví dụ, sự chú ý chỉ được trả cho những đối thủ tán thành quan điểm bày tỏ.
- Hyporeflexive. Nỗi ám ảnh với một người riêng, không sẵn lòng nhận thức đối tác.
- Tăng phản xạ. Mơ hồ và nhạy cảm quá mức làm cho khó nhận biết thông tin đến. Ý thức riêng cảm nhận về ấn tượng được thực hiện bởi các interlocutors.
- Thiếu phản ứng linh hoạt. Các hoạt động được thực hiện trên cơ sở của một chương trình đã được lập trước đó.
Không có khả năng xây dựng giao tiếp tình huống - kinh doanh (đây là cơ hội để phân tích tình huống và thích ứng với hoàn cảnh thay đổi).
- Độc đoán. Phản hồi vắng mặt do sự thuyết phục của một cá nhân trong sự đúng đắn không thể lay chuyển của anh ta. Hội thoại dựa trên nguyên tắc độc thoại.
Hành vi vai trò
Một vai trò quan trọng được chơi bởi phẩm chất cá nhân của người đối thoại.. Những cá nhân tự tin, có mục đích, lôi cuốn có nhiều khả năng hoàn thành thành công bất kỳ mối quan hệ kinh doanh nào.
Các mô hình nhập vai chính:
- cấp dưới;
- giám sát viên;
- đồng nghiệp;
- đối tác;
- người đàm phán.
Một khả năng quan trọng mà một người kinh doanh phải có - khả năng thuyết phục.
Toàn bộ quá trình thuyết phục bao gồm bốn giai đoạn: thông báo, làm rõ, chứng minh và từ chối.
Thông báo cho phép bạn giải thích các mục tiêu và mục tiêu của hoạt động, để xác định động cơ của nó. Làm rõ có thể xảy ra trên nguyên tắc hướng dẫn, tường thuật và lý luận.
Giai đoạn bằng chứng bao gồm một danh sách các đối số và đối số xác nhận sự cần thiết phải cam kết các hoạt động. Từ chối cho phép bạn đặt câu hỏi về ý kiến ban đầu của đối thủ.
Người ta có thể học cách thuyết phục bất kỳ người đối thoại nào bằng quyền của mình bằng cách liên tục mài giũa kỹ năng giao tiếp kinh doanh của mình trong thực tế.
Văn hóa và nghi thức
Nghi thức kinh doanh không phải là một bộ quy tắc ràng buộc nhưng sự quan sát của nó cho phép tránh các tình huống khó xử và để đạt được kết quả tối đa trong lĩnh vực chuyên nghiệp.
Các tiêu chuẩn đạo đức chính của giao tiếp kinh doanh:
- một minh chứng cho sự tôn trọng vị trí của người đối thoại và tính cách của anh ta;
- khả năng nghe và nghe;
- đúng giờ và tuân thủ khung thời gian đã thiết lập của cuộc họp;
- tuân thủ quy định về trang phục;
- tổ chức các điều kiện thoải mái cho các cuộc đàm phán;
- khả năng diễn đạt chính xác những suy nghĩ bằng lời nói, trên giấy, điện tử, qua điện thoại (tính đồng nhất, từ vựng, thiếu từ - ký sinh trùng);
- tôn trọng bí mật thương mại;
- tự kiểm soát (trừu tượng từ cảm xúc, kiểm soát nét mặt và cử chỉ);
- thực hiện nghiêm túc vai trò được giao.
Nội quy và chiến thuật
Thành công giao tiếp kinh doanh, hiệu quả của nó phụ thuộc vào các chiến thuật của hành vi.
Ban đầu, cần thiết lập liên lạc với người đối thoại, tập trung vào con người của mình.
Cần phải quan sát, phân tích, rút ra kết luận. Các thông tin được thu thập cho phép để điều hướng trong tình huống này: xác định vai trò của người tham gia, chọn chiến lược hành động
Để đạt được mục tiêu này, cần sử dụng nguyên tắc thuyết phục người đối thoại, thực hiện trình tự các bước trên.
Sau khi có được kết quả mong muốn, bạn có thể mất liên lạc. Điều này được thực hiện với sự trợ giúp của các tín hiệu bằng lời nói (chia tay) và không bằng lời nói (đảo ngược cơ thể, nhìn ra xa, cử chỉ từ biệt).
Tổ chức
Quá trình tổ chức giao tiếp kinh doanh trực tiếp phụ thuộc vào hình thức giao tiếp được lựa chọn. Đàm thoại có thể xảy ra tự phát hoặc được lên kế hoạch. Trong trường hợp thứ hai, nó được thực hiện tại thời điểm đã đặt ở vị trí đã chọn.
Giao tiếp kinh doanh qua điện thoại xảy ra như là kết quả của việc thực hiện cuộc gọi cho đối tác. Nếu có thỏa thuận sơ bộ, thì bạn cần gọi vào thời gian đã hẹn.
Nếu không có thỏa thuận như vậy, trong lời chào bạn cần làm rõ liệu đối thủ của bạn có thời gian rảnh để nói chuyện hay không. Đối với tổ chức thư tín cần phải lập một tài liệu tương ứng và gửi cho người nhận.
Các cuộc đàm phán, các cuộc họp, các bài phát biểu công khai thường được lên lịch trước và được lên kế hoạch cho một thời gian cụ thể. Điều quan trọng là phải chăm sóc sự thoải mái của những người tham gia của họ (có sẵn những nơi thuận tiện để ở, nước, màn hình để thuyết trình, v.v.).
Vị trí để giao tiếp hiệu quả
Các vị trí đối tác sau đây cho phép tối đa hóa hiệu quả truyền thông:
- sẵn sàng tham gia đối thoại;
- mong muốn thỏa hiệp;
- tôn trọng vị trí của người đối thoại;
- quan tâm đến vấn đề;
- sự hiện diện của một mục tiêu cụ thể;
- khả năng lắng nghe và nhận thức thông tin;
- tôn trọng nghi thức và văn hóa giao tiếp kinh doanh.
Rào cản truyền thông
Các đối tác giao tiếp kinh doanh có thể phải đối mặt với các rào cản tâm lý ngăn cản họ cung cấp chia sẻ thông tin đầy đủ. Rào cản chính:
- Chính quyền. Mỗi người chia tất cả những người mà anh ta tham gia vào sự tương tác, trên thẩm quyền và không có thẩm quyền. Do đó, ý kiến của chính quyền luôn gây ra sự tin tưởng và tôn trọng, và ý kiến của một người không được ủy quyền không bao giờ được tính đến.
- Tránh. Đối tác tìm cách tránh những liên hệ tiêu cực, khó chịu hoặc không thú vị cho anh ta. Người đối thoại cần nỗ lực rất nhiều để thu hút sự chú ý đến bản thân và tổ chức một cuộc đối thoại hiệu quả.
- Hiểu lầm. Nó xảy ra ngữ âm (từ chối âm thanh), ngữ nghĩa (giải thích sai về ý nghĩa của những gì đã nói), phong cách (không có khả năng nhận thức phong cách nói), logic (không nhất quán của phong cách suy nghĩ).
Ví dụ
Mối quan hệ ngụ ý giao tiếp kinh doanh:
- giáo viên và học sinh;
- trưởng và cấp dưới;
- nhân viên của tổ chức;
- đối tác kinh doanh;
- khách hàng và chính thức;
- khách hàng và người thực hiện.
Cần lưu ý rằng đây không phải là hình thức giao tiếp duy nhất có sẵn trong những tình huống này. Vì vậy, trong thời gian rảnh rỗi, nhân viên của tổ chức có thể tổ chức các cuộc trò chuyện về các chủ đề cá nhân và các đối tác kinh doanh có thể có quan hệ thân thiện và dành thời gian giải trí cùng nhau.
Do đó, giao tiếp kinh doanh cho phép người tham gia tương tác với nhau ở cấp chính thức. Có nhiều phong cách, mô hình, loại và hình thức giao tiếp như vậy.
Tâm lý và đạo đức trong giao tiếp kinh doanh:
