Có lẽ tất cả mọi người nghe về sự cần thiết phải suy nghĩ thông qua các vấn đề của họ. Được biết, những người đang chuẩn bị kỹ lưỡng cho công việc phía trước, đạt được kết quả tuyệt vời. Nhưng kế hoạch có dễ không? Các phương pháp, công cụ và nguyên tắc của anh ấy cần phải biết để tìm hiểu làm thế nào để quy định chính xác việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao? Kế hoạch chiến lược là gì? Tầm quan trọng của nó là gì? Nó khác với lịch chiến thuật hay hoạt động như thế nào? Có cần thiết phải làm chủ tất cả? Hãy cùng làm quen với chủ đề này.
Kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là thiết lập các mục tiêu hoặc mục tiêu, với sự phân bổ tối ưu các nguồn lực sẽ được yêu cầu để đạt được chúng. Công việc càng khó khăn, nhu cầu đào tạo chất lượng càng cao. Thực tế là bất kỳ quá trình nào cũng cần sử dụng tiềm năng và nguồn nguyên liệu của con người, cũng như thời gian. Họ càng dự đoán chính xác trước công việc, tổn thất sẽ càng ít xảy ra trong quá trình thực hiện..
Lịch sử của quy hoạch bắt đầu trong xã hội cổ đại. Thế giới xung quanh chúng ta có chu kỳ. Người đàn ông nhanh chóng học cách dự đoán sự thay đổi thời tiết, sự năng động của quần thể động vật hoang dã, trạng thái thực vật. Điều này làm cho nó có thể chuẩn bị để gieo, thu hoạch, thu thập, săn bắn hoặc câu cá.
Với sự phát triển của xã hội, sự xuất hiện của các ngành nghề mới, lập kế hoạch có được các hình thức tiên tiến hơn. Sự xuất hiện của văn bản đã đóng một vai trò rất lớn trong việc này, và cùng với đó là khả năng chuyển một lượng lớn thông tin sang phương tiện truyền thông bên ngoài (đất sét, giấy cói, giấy da, giấy). Nhiều loại kế hoạch đã xuất hiện, sẽ được thảo luận thêm.
Các loại quy hoạch
Chuẩn bị cho công việc sắp tới có thể có nhiều hình thức hoặc biểu hiện. Tất cả mọi thứ phụ thuộc vào ngày dự kiến, khu vực, đối tượng, cũng như phạm vi, nội dung, độ sâu, cam kết, ưu tiên, kế toán, phối hợp của các hành động dự kiến.
Về mặt:
- Dài hạn - một chiến lược phát triển trong khoảng thời gian hơn năm năm.
- Trung hạn - khoảng thời gian từ 1 năm đến 5 năm;
- Nhiệm vụ ngắn hạn - hiện tại (tối đa một năm).
Theo hình cầu:
- Marketing - xác định chiến lược toàn cầu của công ty;
- Tài chính - tính toán công việc "toán học";
- Sản xuất - phân phối tài nguyên kỹ thuật;
- Nghiên cứu - vẽ bức tranh lớn;
- Cá nhân - giúp sắp xếp cuộc sống của một người.
Theo đối tượng:
- Suy nghĩ thông qua các mục tiêu;
- Suy nghĩ thông qua các phương tiện;
- Suy nghĩ thông qua người biểu diễn;
- Suy nghĩ thông qua các chương trình;
- Suy nghĩ thông qua hành động.
Theo phạm vi:
- Chung - có tính đến tất cả các thành phần;
- Một phần - có tính đến các điều kiện quan trọng.
Nội dung:
- Chiến lược - trả lời câu hỏi "ở đâu?";
- Chiến thuật - đưa ra câu trả lời cho câu hỏi "làm thế nào?";
- Lịch hoạt động - để giải quyết các vấn đề hiện tại;
- Kế hoạch kinh doanh - một đánh giá toàn diện về công việc trước mắt.
Tùy thuộc vào độ sâu:
- Tổng hợp - phân tích các thông số chung;
- Chi tiết - xem xét tất cả các chi tiết có thể.
Theo nghĩa vụ:
- Bắt buộc (chỉ thị) - liên quan đến việc tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu;
- Tùy chọn (chỉ định) - là một khuyến nghị.
Tùy thuộc vào thứ tự thực hiện:
- Ra lệnh - ngụ ý thực hiện tuần tự;
- Bất thường - nếu cần thiết;
- Trượt - xác định khả năng mở rộng.
Theo dữ liệu kế toán:
- Khung thời gian cứng - rõ ràng;
- Linh hoạt - theo hoàn cảnh;
- Stiff-linh hoạt - kết hợp hai loại trước đó.
Bằng cách phối hợp kịp thời:
- Đồng thời - nếu có một giai đoạn duy nhất;
- Tuần tự - khi dự án có thể được chia thành các giai đoạn riêng biệt.
Sự hiện diện của một phân loại mở rộng không ngụ ý sự khác biệt trong các nguyên tắc cơ bản. Chúng được hình thành đầu tiên bởi nhà lý thuyết và thực hành quản lý nổi tiếng Henri Fayol, và sau đó được bổ sung bởi những người theo ông và những người cùng chí hướng.
Nguyên tắc lập kế hoạch
Kế hoạch kinh doanh hiệu quả dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:
- Thống nhất và nhất quán, có nghĩa là các mục tiêu chung và tính liên kết của các yếu tố cá nhân của công ty;
- Tầm quan trọng của sự phối hợp ngang của các hành động và dự án giữa các phòng ban;
- Tính phổ biến và thống nhất của vectơ chuyển động, tích hợp lẫn nhau;
- Sự tham gia (sự tham gia của tất cả những người tham gia dự án vào công việc);
- Tiếp tục thực hiện, tuân thủ ranh giới tạm thời;
- Tính linh hoạt cho phép điều chỉnh;
- Sự hiện diện của dự trữ, đó là - cơ hội để điều động;
- Độ chính xác do bê tông hóa;
- Sự phức tạp, được thể hiện trong sự hiểu biết về bức tranh tổng thể;
- Hiệu quả, được xác định bởi sự vượt quá kết quả so với chi phí;
- Sự hợp lý trong việc lựa chọn phương án tốt nhất;
- Tỷ lệ và cân đối các nguồn lực;
- Khoa học - có tính đến những thành tựu của khoa học và công nghệ hiện đại;
- Chi tiết xác định độ sâu của sự hiểu biết;
- Đơn giản và rõ ràng, cho phép điều chỉnh nhiệm vụ theo mức độ hiểu biết của người biểu diễn cụ thể;
Quan sát các nguyên tắc này, điều đáng biết là chúng không phải là một ý thích xa vời, mà là một cơ hội thực sự để tăng hiệu quả của bất kỳ dự án nào. Đặc biệt là nếu các công cụ để chuẩn bị kế hoạch là đúng. Hãy nói về họ nhiều hơn nữa.
Công cụ lập kế hoạch
Trong một hình thức tổng quát, một công cụ tạo kế hoạch là bất kỳ phương tiện lưu trữ nào giúp lưu và tái tạo dữ liệu. Trong một thời gian dài, các công cụ chính là giấy và bút (bút chì). Sự phát triển của công nghệ thông tin đã cho phép chuyển kế hoạch sang thế giới kỹ thuật số, tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện cho việc xử lý hồ sơ. Sau đó, một số lượng lớn các ứng dụng di động được cài đặt trên điện thoại thông minh xuất hiện. Điện thoại có kích thước nhỏ gọn, luôn trong tầm tay. Điều này giúp đơn giản hóa rất nhiều việc lập kế hoạch cho các trường hợp, bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày. Các ứng dụng tối ưu hóa quy trình làm việc, vì chúng thường được tạo ra với công nghệ phù hợp để viết kế hoạch. Chúng ta sẽ nói về nó trong phần tiếp theo.
Công nghệ quy hoạch
Mô tả chính khái niệm "lập kế hoạch", định nghĩa của từ này bao gồm phân phối hợp lý lực lượng và tài nguyên. Nếu không có sự ra đời của công nghệ cần thiết, không thể đạt được điều này.
Chuẩn bị kế hoạch bao gồm các bước sau:
- Phân tích cơ bản - đánh giá tài nguyên và môi trường bên ngoài, tìm hiểu xu hướng của công ty, xác định các vấn đề và triển vọng, dự trữ có thể;
- Định nghĩa và hình thành mục tiêu - cột mốc chính của phong trào trong thời gian gần hoặc dài hạn;
- Tạo ra khái niệm phát triển - phương pháp để đạt được các mục tiêu, bao gồm các công nghệ cần thiết;
- Lập kế hoạch chiến lược - sự cộng sinh của các ý tưởng cơ bản với những cách thức chính để thực hiện chúng;
- Lập kế hoạch chiến thuật - xác định các nguồn lực cần thiết, phân phối tối ưu của họ;
- Lập kế hoạch hoạt động - theo từng giai đoạn của tất cả các hành động;
- Phê duyệt kế hoạch - phê duyệt cuối cùng, chấp nhận thực hiện.
Lập kế hoạch bắt đầu với việc phân tích và hiểu về khả năng của họ, thiết lập mục tiêu hơn nữa và xác định các cách để thực hiện. Nhiều người có sự nhầm lẫn trong định nghĩa về hoạch định chiến lược và chiến lược, vì vậy chúng tôi sẽ chú ý đến họ.
Sự khác biệt giữa hoạch định chiến thuật và chiến lược là gì?
Sự khác biệt của họ bắt đầu với tính toàn cầu của việc ra quyết định. Từ quan điểm phân cấp, hoạch định chiến lược là nền tảng của mọi thứ. Chiến lược ngụ ý một sự hiểu biết về hướng di chuyển. Thông thường, các quyết định như vậy được thực hiện ở cấp quản lý cao nhất. Chiến thuật là một giai đoạn phụ trợ mà tại đó liên kết giữa của công ty có liên quan. Nhiệm vụ chính của hoạch định chiến thuật là xác định các cách để đạt được các mục tiêu.
Tư duy chiến lược bao gồm một viễn cảnh dài hạn, trong khi tư duy chiến thuật được áp dụng cho các nhiệm vụ trung hạn hoặc ngắn hạn. Họ khác nhau về mức độ chi tiết. Chiến lược gia có thể nhìn vào mọi thứ trên toàn cầu, trong khi nhà chiến thuật nên chú ý đến tất cả các chi tiết của ý tưởng.
Điều chính là bám sát công việc của một hướng như vậy - từ quy mô lớn đến cụ thể. Lập kế hoạch thời gian làm việc nên xuất phát từ sự hiểu biết toàn cầu về sứ mệnh và mục tiêu. Nhưng những nguyên tắc này được áp dụng trong cuộc sống hàng ngày.
Kế hoạch ngày
Để có một cuộc sống hài hòa, một người cần duy trì sự cân bằng giữa công việc, các vấn đề trong nước và giải trí. Nếu nhiều người nghĩ về thời gian làm việc, thì mọi thứ xảy ra ngoài công việc thường trở nên hỗn loạn. Điều này là sai, bởi vì sự hài hòa chỉ đạt được trong trật tự của không gian xung quanh và suy nghĩ của bạn. Thật khó để siêng năng trong công việc, với sự thiếu liêm chính nói chung. Quản lý thời gian là một kỹ năng rất hữu ích giúp tiết kiệm sức mạnh của bạn và bảo tồn tài nguyên. Nếu một người có một mớ hỗn độn trong đầu và trên máy tính để bàn, anh ta mất quá nhiều năng lượng trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết. Thành công chủ yếu đạt được bởi những người có thể hợp lý hóa mọi công việc của họ.
Lên kế hoạch một ngày là mong muốn để bắt đầu từ thời điểm thức tỉnh., trong khi có tính đến các tính năng sinh lý của họ. Nhìn chung, có thể nói rằng đỉnh cao của hoạt động trí tuệ rơi vào khoảng thời gian từ 10 giờ đến 12 giờ. Khoảng thời gian thứ hai bắt đầu lúc 14:00 và kéo dài khoảng 2 giờ. Khả năng thể chất tăng đáng kể sau 17:00. Nhưng nó là mong muốn để dừng tải cho đến 18.30-19.00. Điều này đúng nếu chúng ta nói về thói quen hàng ngày.
Nhưng con người cũng phải lên kế hoạch một tuần, tháng, năm, v.v. Đây là kế hoạch chiến lược, đi vào kế hoạch chiến thuật và kết thúc hàng ngày. Nếu có một chiến lược toàn cầu, nó nên được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hàng ngày được thực hiện theo một thói quen hàng ngày nhất định.
Bạn không nên coi việc lập kế hoạch là một sự lãng phí thời gian. Ngược lại, nó cho phép bạn lưu tài nguyên này, vì nó xác định rõ ràng khung thời gian để thực hiện các tác vụ riêng lẻ. Đào tạo sơ bộ giúp thực hiện công việc dễ dàng hơn, do đó giải phóng thêm thời gian để thành công và phát triển.
